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2024.04.01
ホテルシステム
【目次】
ホテル・旅館のインターネット予約が当たり前となった今、サイトコントローラーは宿泊施設の運営に欠かせないツールとなっています。
サイトコントローラーを活用すれば、ダブルブッキングを回避しながら、複数予約サイトでの集客を実現できます。さらに、予約管理の効率化・コスト削減など、宿泊施設にとって嬉しいメリットが数多くあります。
今回は、サイトコントローラーの主な機能や、導入するメリット、サイトコントローラーの選び方を詳しく紹介します。
宿泊施設を運営している方、サイトコントローラーの導入に興味がある方は、ぜひ最後までご覧ください。
サイトコントローラーとは、楽天トラベル・じゃらんnetなどの複数のホテル予約サイト（以下OTA）と、自社予約システム（公式HP予約）を一元管理できるシステムのことを指します。
多くの宿泊施設では、複数のOTAに施設を掲載して集客をしており、OTA効果で売上増加を狙える一方、OTAの数が増えれば増えるほど、その管理に手間がかかってしまいます。
そこで、サイトコントローラーを活用して様々なOTAを一括管理することが、宿泊業界ではスタンダードになっているのです。
国内のサイトコントローラーは、Check Inn 、ねっぱん！、TL-リンカーン、TEMAIRAZU、Beds24などが有名で、その他にも複数の企業がサイトコントローラーを提供しています。
どのサイトコントローラーもクラウド型が基本のため、インターネット環境さえあれば、パソコンやタブレットで利用可能です。専用の端末を新たに購入する必要はありません。
サイトコントローラーによって細かい性能は異なりますが、以下の4点はどのサイトコントローラーにも備わっている代表的な機能となります。
これらの機能について、ここから詳しく解説します。
日にちごとの在庫・料金を一括管理する機能です。
通常、在庫・料金の変更等を行う際は、OTAそれぞれの管理画面にアクセスして作業を行う必要があります。これをOTAの数だけ繰り返すため、とても非効率で時間がかかってしまいます。
ですが、サイトコントローラーを導入することで、在庫・料金管理といった業務を大幅に向上することが可能です。
操作は簡単で、サイトコントローラー上に料金や在庫数を入力するだけです。あとは、サイトコントローラーが自動的にOTAの在庫・料金を更新してくれます。
各OTAの管理画面での作業が不要になるため、大幅な時間短縮はもちろんのこと、数字の打ち間違えなどのヒューマンエラー防止にもなります。
また、在庫管理機能の1つとして、サイトコントローラーには在庫数を自動更新する機能が備わっています。
例えば、OTAで1件の新規予約が入ると、システムが自動的に他のOTAの在庫をマイナス1してくれます。この機能によりオーバーブッキングのリスクを大幅に減らすことができます。
オーバーブッキング防止機能に関しては、後ほど「サイトコントローラーのメリット」で詳しく説明しています。
各OTAに入った予約を、一括管理する機能です。
複数のOTAに「散らばった予約」を、サイトコントローラーが1箇所に集めるイメージです。
サイトコントローラーには、各OTAの予約情報を自動的に取得し、一覧表示する機能があります。この機能のおかげで、各OTAの管理画面にアクセスすること無く、サイトコントローラーのみで予約情報の確認が可能となります。
予約者情報、宿泊プラン、支払い方法など、必要な情報はほとんどサイトコントローラー上で確認できるため、予約管理業務がとても効率良くなります。
また、すべてのOTAの予約情報が一箇所に集約されるため、予約の見落としも防止できます。
さらに「日ごとの宿泊組数」や「当日のチェックイン数」なども、サイトコントローラーを使えば一目で把握でき、各OTAの数値を手計算する手間もかかりません。
サイトコントローラーを使えば「平日」「休日」「夏休み」「閑散期」など、自由に「料金ランク」を作成し、任意の日にちに適用することができます。
設定した「料金ランク」の値段は、各OTAに自動的に反映されるので管理も簡単です。OTA単体では「料金ランク」の設定ができないことが多いので、とても重宝する機能です。
「平日」や「夏休み」のような「料金ランク」を用いると、日ごとに料金を手打ちする必要が無いので、作業スピードも大幅にアップします。
サイトコントローラーでは、稼働率や販売実績、予約ペースなど、様々なデータをチェックすることができます。
各OTAの管理画面でも簡易的なデータを見ることはできますが、それに比べて、サイトコントローラーのデータ分析はとても優秀です。
まず、サイトコントローラーは、全OTAの販売データを自動集計するので、施設全体の売上や稼働率が一目で分かります。各OTAの数値を見ながら電卓を叩く必要も無くなります。
また、過去のデータとの比較や、数値をグラフ化してくれる機能などもあるので、より詳細なデータ分析を行うことが可能です。
CSVやPDFでの出力も可能なため、社内でのデータ共有や資料作成などにも役立ちます。
サイトコントローラーには様々なメリットが存在しますが、特に大きなメリットは以下の4つです。
これらのメリットについて、ここから詳しく紹介します。
宿泊管理しているうえで、最も避けたいのがオーバーブッキングやダブルブッキングです。冒頭でも少し触れましたが、サイトコントローラーにはこれらを防ぐ効果があります。
まず、オーバーブッキング・ダブルブッキングについて、それぞれ説明します。
サイトコントローラーは「1部屋の新規予約」を受信すると、瞬時に他全てのOTAの同日・同部屋タイプの「在庫をマイナス1」します。新規予約が入るたびに、この処理を高速で行っています。
サイトコントローラーが24時間体制で新規予約に目を光らせ、在庫数をコントロールしているため、オーバーブッキング・ダブルブッキングを防ぐことが可能です。
このオーバーブッキングやダブルブッキングを回避できる点は、サイトコントローラーの最大のメリットと言えます。
サイトコントローラーの在庫・料金・予約管理機能を活用すれば、複数OTAの管理も簡単です。
自動的にオーバーブッキングを防ぐ機能も備わっているため、積極的に掲載サイトを増やすことができます。
例えば、国内大手OTAの「楽天トラベル」と「じゃらんnet」のどちらか一方にしか掲載できていない施設は、サイトコントローラー導入を機に、両サイトでの掲載を開始するだけでも、集客力がアップするでしょう。
また、世界最大手のOTAであるBooking.comに掲載すれば、世界中の人にホテルを売り込むことが可能です。
その他にも、民泊大手のAirbnbや、中華圏で人気のTrip.comなど、世界には多種多様なOTAあり、ターゲットの客層やマーケットも様々です。
サイトコントローラーを活用して様々なOTAに施設を掲載することで、販路を世界中に広げることが可能となります。
サイトコントローラーを導入することで、ホテルの管理業務が大幅に効率化され、コスト削減を実現できます。
例えば、在庫や予約の管理など、今までスタッフが担当していた業務をサイトコントローラーに任せることで、業務の省人化や、人件費の削減に繋がります。
複数OTAへのプラン登録や料金登録なども、サイトコントローラーを活用すれば、一括登録が可能なため、業務時間の大幅な短縮になります。
さらに、サイトコントローラーとPMS（ホテル管理システム）を連携することで、精算や部屋割り、滞在中のゲスト管理などのフロント業務を効率化し、さらなるコスト削減を図ることができます。
管理コストを削減することで、浮いたリソースをホスピタリティ向上に回すことができ、結果的にホテルの魅力が向上するという好循環を生み出すでしょう。
サイトコントローラーを活用し、集客するOTAの数を増やすことで、稼働率の向上が期待できます。稼働率が高い水準で安定すれば、無理な値下げが不要になるため、結果的に売上を伸ばすことができます。
平日の稼働率を改善するため、海外OTAで長期滞在のインバウンド集客を狙うなど、戦略的にOTAを活用することも可能になります。
また、サイトコントローラーの在庫管理機能も稼働率向上に貢献します。
「新規予約が入ると、他OTAの在庫を減らす。在庫ゼロになれば全OTAを売り止める」この全自動の在庫コントロール機能のおかげで、ラスト1部屋まで複数OTAでの販売が可能になり、稼働率の向上に繋がります。
さらに、サイトコントローラーには「予約キャンセル発生時に、自動的に各OTAで再販売する機能」も備わっているので、再販売漏れによる販売機会の損失も防げます。
様々なメリットのあるサイトコントローラーですが、デメリットもあります。
1つ目のデメリットは、ランニングコストがかかる点です。
サイトコントローラーを利用するには月額利用料がかかります。月額料金は数千円〜10万円前後でサイトコントローラーによって幅があります。
以下のように、施設の規模が大きいほど、使用するサイトコントローラーの価格帯が高くなる傾向があります。
月額利用料は「総客室数」によって変動することが多く、これに加え、導入時に初期費用がかかる場合もあります。
記事後半の「サイトコントローラーの選び方」で詳しく紹介しますが、施設の規模に合ったサイトコントローラーを選ぶことで、ランニングコストを最低限に抑えることができます。
2つ目のデメリットは、主要販売サイトからの売上が下がる可能性があることです。
掲載するOTAが増えれば増えるほど、各OTA へ予約が分散し、OTA1サイトあたりの予約件数が減る可能性があります。もし、何らかの理由で予約を増やしたい特定のOTAがある場合は注意が必要です。
3つ目のデメリットは、慣れるまで操作がやや難しいという点です。
各社サポートデスクが充実しているので、不明点は1人で悩まず問い合わせてみるのもおすすめです。はじめは苦労するかもしれませんが、一度操作に慣れてしまえば「これほど便利なものはない!」と感じるはずです。
サポートについては、記事後半の「サイトコントローラーの選び方」で詳しく紹介します。
以上のように、施設によってはデメリットになりうる要素もあります。しかしながら、メリットの方が遥かに大きいことは間違いありません。
最も気になる月々のランニングコストですが、サイトコントローラー効果による売上増加と業務コスト削減を考えれば、コストパフォーマンスは決して悪くありません。
サイトコントローラー同様、多くのホテルや宿泊施設で導入されているシステムにPMS（ホテル管理システム）があります。PMSとは、Property Management Systemの頭文字をとったものです。
PMSはフロント業務を管理するシステムで、サイトコントローラーとは異なる役割を担っています。
具体的には、部屋割りや清掃管理、ゲストからのリクエスト管理、精算の管理など、フロント業務全般のサポートがPMSの役割です。
「サイトコントローラーは集客・販売担当」「PMSは施設のフロント業務担当」とイメージすると分かりやすいです。PMSを単体で使うことは稀で、サイトコントローラーと連携して利用するケースが多いです。
また、PMSとサイトコントローラーを連携することで、サイトコントローラーに集約された予約情報を、自動的にPMSに取り込むことができ、フロントでの顧客管理がスムーズになります。
「集客・販売を支援するサイトコントローラー」と「フロントの現場業務を支援するPMS」の両者を併用することで、さらなる業務の効率化が期待できます。
サイトコントローラーの機能を最大限に発揮させるには、以下のポイントを押さえつつサイトコントローラー選びをすることが大切です。
今回紹介する3つのポイントを参考に、最適なサイトコントローラーを選びましょう。
多くのサイトコントローラーの月額利用料は、ホテルの総客室数によって変動します。
1棟貸しの民泊・10部屋以下のゲストハウス・200室以上の大型ホテルの順で、規模が大きくなるほど月額料金が高額になるイメージです。
コストを最小限に抑えるためには「施設規模に合ったサイトコントローラー」を選択することがとても重要です。
特に客室の少ない小規模施設は、大型施設向けのものを選んでしまうと、オーバースペックで無駄な出費となってしまうので注意しましょう。
また、サイトコントローラーは多機能なほど、高額になる傾向があります。オプション料金を支払うことで追加機能が使えるものや、PMS連携が有料のものもあります。
サイトコントローラーを選定する際には「どの機能まで必要か」を念頭におき、コストと性能のバランスが取れたものを選択しましょう。
使いたいサイトコントローラーが「使いたいOTAに対応しているか」は、必ず確認しておきたいポイントです。
国内大手のじゃらんnet・楽天トラベル・一休.comや、世界最大手のBooking.comなど、有名どころのOTAは、ほとんどのサイトコントローラーが対応しているので心配ありません。
一方で、マイナーなOTAへの掲載を考えている場合は、サイトコントローラーが対応していないケースもあるので注意が必要です。
ほとんどのサイトコントローラーは、公式ホームページに「対応OTA一覧」が掲載されています。
中には、マニアックな海外OTAに対応したサイトコントローラーや、民泊予約サイトと相性が良いサイトコントローラーもあるので、導入前に一度確認してみましょう。
今は掲載していないOTAでも「いずれ掲載したいOTAがあれば」将来的なことも考慮して、サイトコントローラーを選ぶことも重要です。
また、自社の予約システムやPMSを導入済み（または導入予定）の施設は、これらとの互換性も忘れずにチェックしましょう。
とても便利なサイトコントローラーですが、多機能ゆえに、使いこなすまでに時間がかかることもあります。こういうときに重要となるのが、サポートの充実度です。
特に電話でのサポートはとても助かるサービスです。
オペレーターと会話をしながら自分で操作できるので、問題を解決するだけではなく、システム自体の理解を深めることができます。
メール・チャットのみ可のサイトコントローラーもありますが、以上の理由から「電話での問い合わせ」ができるサービスを選ぶと安心です。
また、遠隔で操作代行を行ってくれるサイトコントローラーもあります。特に人手が少ない小規模施設などにとって、操作代行はとても助かるサービスです。
末長く付き合うサイトコントローラーですので、施設に合ったサポート体制のものを選びましょう。
数あるサイトコントローラーの中でも、特におすすめなのがCheck Innです。
データ登録の代行や、システムの移行サポートも行っているため、新規導入はもちろん、他社サイトコントローラーからの乗り換えもスムーズです。
Check Innは、複数OTAを一元管理するサイトコントローラー機能に加え、PMS機能と自社予約システムを標準装備したオールインワンシステムです。
サイトコントローラー・PMS・自社予約システムを、Check Innで一元管理できるため、業務効率が飛躍的に向上します。
業務で扱うシステムはCheck Inn のみになるため、現場スタッフの負担軽減にも繋がるでしょう。
また、サイトコントローラー・PMS・自社予約システムを別々の会社で契約した場合、費用が膨らむというデメリットがあります。
しかし、オールインワンシステムのCheck Innなら、月額利用料だけで全てのホテル管理機能が利用できるので、低コストでの運用が可能です。
初期費用無料で始められるのも嬉しいポイントです。
Check Innは低コストにも関わらず、その他にも様々な役立つ機能が備わっています。
例えば、自社予約システムにおけるクレジットカードでの事前決済機能も搭載しており、現地精算の手間の削減とノーショー対策に有効です。他にも、スマホ画面にも対応したレスポンシブな自社予約フォームも搭載されており、オールインワンで使えるシステムとなっています。
豊富な機能により、業務の効率化とコストカットの両方を実現できるCheck Innは、ホテルや宿泊施設の運営において強い味方になってくれるでしょう。
インターネットでホテル予約をすることが一般的となったいま、サイトコントローラーはホテルや宿泊施設の運営をサポートしてくれる心強いツールと言えます。
サイトコントローラーを導入することで、オーバーブッキングを回避しながら、複数OTAでの販売が可能となるだけでなく、国内外に販路を拡大することで、稼働率アップ、売上増加など、収益面でも多くのメリットがあります。
また、サイトコントローラーを活用し、在庫や予約管理などを自動化・効率化することで、業務時間の短縮や、コスト削減に繋がるでしょう。
さらに、PMSとサイトコントローラーを併用することで、施設全体の業務効率を大幅に向上させることができます。
収益向上やコスト削減など、様々なメリットがあるサイトコントローラー、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。
