Blog
ブログ
2024.04.01
ホテルシステム
【目次】
ホテルを運営する上で、欠かすことのできないシステムにPMS（ホテル管理システム）があります。
PMSを導入することで、予約管理、顧客管理、会計管理など、ホテル管理業務全般を効率化することが可能となります。
特に、紙ベースで予約データや顧客情報を管理をしている施設は、PMSを導入し管理業務を自動化・省人化することで、業務効率の大幅な向上が実現できます。
さらに、PMSを活用し、きめ細やかな顧客管理を行うことは、顧客満足度の向上に繋がります。
本記事では、PMSの機能や導入メリット・デメリット、選定時のポイント、具体的なおすすめサービスなどを解説します。
PMS未導入施設の経営者や、ホテル新規開業を目指す方は、ぜひ参考にしてください。
PMSとは、Property Management Systemの略で、「ホテル管理システム」のことを指します。
PMSには、予約管理、客室管理、顧客管理、会計管理、データ集計など、ホテル運営に欠かせない機能が一通り備わっています。
システムの便利さから、シティホテル、リゾートホテル、ビジネスホテル、旅館など、施設規模や業態に関わらず、多くの宿泊施設がPMSを導入しています。
業務の効率化はもちろんのこと、顧客サービスの向上や、詳細な売上データの分析が可能となるなど、PMSの導入には様々なメリットがあります。
近年では導入コストの低さや、アクセスのしやすさから、クラウド型PMSの人気が高まっています。
ホテルで使われるPMSの代表的な機能は、以下の7つです。
予約情報の確認、予約の変更など、宿泊予約を管理する機能です。
PMSとサイトコントローラーを連携することで、各OTA（宿泊予約サイト）からの宿泊予約が、自動的にPMSに取り込まれます。
全てのOTAの予約を、PMS上で確認できるため、効率的な予約管理が可能となります。
予約者から電話での問い合わせがあった際には、各OTAにアクセスする必要なく、すぐにPMS上で予約内容の確認できるため、スムーズなお客様対応が可能となります。
また、電話予約があった際には、PMSに予約情報を入力することで、予約を作成することも可能です。
滞在中・空室・清掃中・未清掃など、客室の状況を確認する機能です。
客室管理機能を使うことで、ホテルの各客室の状況を、リアルタイムで把握することができます。
客室管理機能を活用することで、宿泊客に部屋を割り当てる「アサイン」業務も容易になります。また、どこの部屋にどのゲストがアサインされているかも、直感的に把握することが可能です。
さらに、客室管理機能を清掃部門と共有することで、チェックアウト後の清掃業務の効率化も図れます。
ホテルに宿泊歴のある顧客の情報を管理する機能です。
顧客の基本情報や、滞在履歴などを把握し、スタッフ間で共有することが可能です。その結果、再度宿泊してもらった際に、顧客情報に基づいた最適なサービスを提供することができます。
たとえば「魚介類が苦手」や「日本酒が好き」など、食事の好みをPMSに記録しておけば、次回宿泊時に特別なリクエストがなくとも、顧客に合った食事を提供し、お客満足度を向上させられます。
反対に、クレームやトラブルがあった際には、その内容をPMSに記録しておくことで、同顧客が再度宿泊する際に、同様のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
チェックイン・チェックアウト業務、滞在中のゲスト情報の管理など、フロント業務全般を支援する機能です。
チェックイン時には、予約情報（宿泊者名・滞在期間・支払い方法など）の確認や、レジカードの出力などを行います。
滞在中のゲストから「朝食の追加」や「レイトチェックアウト希望」などのリクエストがあった際は、その都度PMSに記録することで、フロントスタッフ全員と情報共有が可能となります。
チェックアウト時には、追加精算の有無など、必要な情報を一目で確認できるため、スムーズなチェックアウトを実現できます。
ゲストからの支払いや、売上を管理する機能です。
会計機能を使うことで、ゲストの精算の有無を把握することができます。
ホテルにおける宿泊料金の支払いには、現地決済、事前クレジットカード決済、ツアー会社からの振込など、複数の方法が混在しています。さらに、ルームサービスやミニバーなどの利用により、追加精算が発生する場合もあります。
以上のような、複雑なホテルでの精算業務も、PMSの会計管理機能を活用することで、ミス無く効率的に行うことができます。
また、1日の売上集計などの会計データも、PMS上で確認が可能です。
ホテルの売上や、稼働率などのデータを集計する機能です。
PMSとサイトコントローラーを連携することで、各OTAの売上などのデータが自動的に集計され、PMS上で確認ができます。
売上の推移、客室稼働率、平均客室単価など、重要な指標が確認できるため、ホテル経営には欠かすことのできない機能と言えます。
また、PMSに蓄積される過去の売上データは、様々な場面で有用です。
たとえば、過去の予約データは、お盆・正月・大型連休など、毎年の繁忙期の販売計画を練る際に役立ちます。また、過去の売上の推移を分析することで、マーケティング活動の評価を行うことも可能です。
ホテル運営に必要な、各種帳票を出力・管理する機能です。
ホテルでは、宿泊客への領収書、売掛先への請求書、月次・日次売上の集計など、様々な帳票を扱います。これらの帳票を手書きやエクセルなどで管理することは、非常に手間がかかり、計算ミスのリスクも高まります。
PMSの帳票管理機能を使い、自動的に帳票を作成し管理することで、会計業務の効率を向上させることが可能となります。
特に、領収書や支払い明細書など、発行頻度の高い書類については、PMSで自動作成することにより、フロント業務の負担を大幅に軽減することができます。
様々な機能を有するPMSには、多くの導入メリットがあります。ここでは、代表的なメリットを4つ紹介します。
管理業務の効率化は、PMSを導入する最大のメリットと言えます。
特に、エクセルや紙ベースで管理業務を行っている施設は、大幅な業務効率の向上が期待できます。
PMSを活用し、管理業務を効率化することで、各従業員にかかる管理業務の負担を軽減することができます。
管理業務の負担を軽減することで、各部門の従業員は接客対応、マーケティング業務、客室清掃など、各部門が担当するべき本来の業務に集中することができます。
その結果、従業員一人一人の生産性がアップし、ホテル全体の生産性向上に繋がります。
さらに、PMSの導入により浮いたリソースを、接客対応やサービスの充実に充てることができれば、生産性向上と同時に、ホテルの魅力度を向上することができます。
PMSを導入することで、顧客満足度や顧客サービスの向上を図ることができます。
PMSを活用すれば、過去の宿泊履歴、客室や食事のタイプ、特別リクエストの有無など、細かく顧客情報を記録できます。
PMS上の情報を元に、個々の顧客に合ったサービスを提供することは、顧客満足度の向上に直結します。顧客管理機能を生かし「いつも通りのサービス」を提供することは、リピーターの獲得・育成にも効果的です。
また、PMSを導入することで、よりスムーズなチェックイン・チェックアウトが可能となります。チェックイン等の手続きを、短時間かつ丁寧に行うことは、顧客の満足度の向上に繋がります。
各種データの集計を自動化できる点もメリットの1つです。
PMSには、各OTAの予約データを自動的に集計する機能があります。
各OTAにアクセスすることなく、ホテル全体の予約データをPMSで確認できるため大変便利です。予約の変動があるたびにデータが自動更新されるため、常に最新の情報を把握することができます。
PMSで集計したデータは、マーケティング活動、収支計算、人員計画など、ホテル経営の様々な領域で活用することができます。
煩雑な計算をPMSに任せ、データ分析や経営判断に注力できるため、経営者やマネージャーにとっては大きなメリットと言えるでしょう。
レベニューマネジメントを行うためには、将来の需要予測が必要不可欠です。
PMSに蓄積された過去の売上、稼働率、客室単価などのデータを分析することで、精度の高い需要予測が可能となります。
その需要予測を元に、販売戦略を立て、価格をコントロールすることで、効果的にレベニューマネジメントを実施することができます。
さらに、PMS上の前年同期の売上と比較することで、レベニューマネジメントの効果を測定することも可能となります。
施設によっては、レベニューマネジメント専門のコンサルが価格設定を行っている場合や、レベニューマネジメント専用ツールを活用しているケースもあります。
一方で、PMSの導入にはデメリットもあります。ここでは、代表的なデメリットを2つ紹介します。
それぞれ詳細をお伝えしますので、導入前に把握しておきましょう。
PMSを導入する場合は、初期費用が比較的高額になるケースが多いです。
特にオンプレミス型のシステムを選ぶ場合、専用サーバーの設置やカスタマイズ開発が必要となり、その分コストがかさむ傾向にあります。
クラウド型のシステムであっても、初期設定費用や導入サポート料が必要なことが多く、予想外の出費になることもあるでしょう。
また、PMSは一度導入すれば終わりではなく、ランニングコストとして月額利用料や保守・サポート費用も発生します。
特に小規模ホテルやゲストハウスのような規模で運営している場合、この初期投資が大きな負担となりがちです。導入前に見積もりを細かく確認し、長期的な目線で、慎重に費用対効果を検討することが重要です。
PMSは多機能な反面、操作が複雑なシステムも多くあります。予約管理、顧客データの一元管理、売上分析など、幅広い機能を備えているため、初めて使うスタッフには戸惑いが生じやすいでしょう。
特に、選ぶシステムが直感的なUI（ユーザーインターフェース）ではない場合、基本操作すら覚えるのに時間がかかることもあります。
こうした状況をカバーするためには、事前のトレーニングやマニュアルの整備が欠かせないため、トレーニングの手間やコストが追加で発生する点もデメリットとなる恐れがあります。
特に、新人スタッフの採用が多い施設では、都度教育が必要になるため、運用負担が増える可能性も高いでしょう。
PMSを選定する際は、デモ画面やトライアル期間を活用して、現場のスタッフがスムーズに使いこなせるかを見極めることが大切です。また、なるべくサポート体制が充実しているシステムを選ぶようにすると、不明点が生じた際にも安心できます。
PMSと同様に、多くのホテルが導入しているシステムに「サイトコントローラー」があります。
サイトコントローラーは、複数のOTAを一元管理するシステムです。
在庫・料金・予約の一括管理、ダブルブッキング防止などが、サイトコントローラーの代表的な機能です。
一方、PMSは客室・顧客・会計管理など「フロント業務の管理」が役割のため、サイトコントローラーとは役割が異なります。
役割の異なるPMSとサイトコントローラーですが、ホテル業界では双方を連携して利用するケースが多いです。PMSはサイトコントローラーと連携することで、各OTAの予約情報の自動取り込みが可能となります。
その結果、予約・顧客管理の効率が大幅に向上します。
PMSとサイトコントローラーを併用することで、両システムの強みを最大限に活かせるでしょう。
PMSの運用方式は、施設内にサーバーを設置し運用する「オンプレミス型」と、インターネットに接続してシステムを利用する「クラウド型」の2種類があります。
国内メーカーより、様々なPMSがリリースされていますが、近年トレンドになっているのが「クラウド型」PMSです。
クラウド型PMSは、自社サーバーなどのハードウェアの設置が不要で、インターネット環境さえあれば、既存端末からシステムへアクセス可能です。初期コストの低さや、メンテナンス性の高さから、クラウド型PMSの人気が高まっています。
また、代表的なクラウド型PMSの「Check Inn」は、PMS機能に加え、サイトコントローラー、自社予約システムを標準装備した、オールインワン型のシステムです。
クラウド型PMSには、以下のメリットがあります。
初期費用の低さは、クラウド型PMSの大きな魅力です。
クラウド型PMSは、市販のPCやタブレットなどの端末からでもアクセスができます。
既に、施設内にインターネット回線があり、必要数の業務用PCが揃っていれば、新たに専用の機器を買い揃える必要はありません。
オンプロミス型では必須となる自社サーバーや回線などの設置工事も、クラウド型なら不要です。
以上のように、初期費用を抑えられる点は、クラウド型PMSの大きなメリットと言えます。
クラウド型PMSは、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスが可能です。この「アクセスのしやすさ」は、クラウド型PMSの大きなメリットのひとつです。
ホテルには、フロント、清掃、レストラン、宴会場など、施設内の異なる部署で従業員が働いています。また、大型のリゾートホテルやシティホテルでは、部署間の物理的距離が遠い場合もあります。
クラウド型PMSなら、インターネット環境さえあれば、場所にとらわれず全ての部署のスタッフがPMSにアクセス可能です。
結果的に、他部署とのスムーズな情報共有が可能となり、業務効率の向上に繋がります。
さらに、インターネット環境があれば、ホテル以外の場所からでもPMSにアクセスが可能です。営業先や出張先などでも、PMS上の最新のデータを確認することができます。
メンテナンスがしやすい点も、クラウド型PMSのメリットです。
クラウド型PMSの場合、PMS業者が定期的にシステムのアップデートを行います。
そのため、ホテル側でシステムのメンテナンスやアップデートの作業をする必要はありません。
システム利用中にエラーが発生した際などにも、業者のサポートデスクが対応してくれるので安心です。
このように、常に最新の状態にアップデートされたシステムを利用できる点は、大きなメリットと言えます。
ここでは、PMS選びにおけるポイントを4つ紹介します。
これらのポイントを考慮し、ホテルに合ったシステムを選定しましょう。
コスト面は、PMSを選ぶときの重要なポイントとなります。
PMSを導入する場合、ランニングコストとして、毎月の月額使用料がかかります。さらに、初期コストとして、導入費用がかかるケースが多いです。
オンプレミス型の場合は、自社サーバーや回線などの設置が必要となるため、初期費用が高額になりやすいので注意が必要です。
導入コストを抑えるためには「クラウド型PMS」がおすすめです。インターネット回線や、業務用PCなどの既存のリソースを活用できるため、初期費用を最低限に抑えることができます。
クラウド型なら、自動的にシステムのアップデートが行われるため、メンテナンスコストもかかりません。
ホテルの規模に合った、PMSを選定することも重要です。
PMSには、シティホテルなどの大規模施設向けの多機能のものから、中小規模ホテル向けのシンプルなものまで、様々な製品があります。
PMSは、大規模向けかつ、多機能な製品ほど、高価になる傾向にあります。
そのため、施設の規模と、必要な機能を見極め、性能とコストのバランスが取れた製品を選定することが必須となります。
「安いシステムを導入したら、機能が足りない」とか「高価なシステムを導入したら、使わない機能ばかりでもったいない」とならないよう、実際の業務をシミュレーションしながら、システムを選定することも重要です。
システムの操作性や使いやすさも、重要なポイントです。
PMSは、フロント業務の核となるシステムでもあるため、システムの操作性は導入前に必ず確認すべきポイントと言えます。
業務効率を最大化し、現場スタッフの負担を軽減するためには、できる限り操作性が高く、使いやすいシステムを選定しましょう。
コンピューターが苦手なスタッフや、新人スタッフでも短期間で使いこなせるよう、直感的に操作ができる製品を選ぶことも大切です。
各製品のホームページやカタログ、デモサイトなどを確認し、操作性が高いPMSを導入しましょう。
PMSは宿泊予約や顧客情報、決済データなど、重要な情報を一元管理するシステムです。そのため、システムのセキュリティ強度は、選定時に必ず確認すべき重要ポイントです。
万が一セキュリティ対策が不十分だと、個人情報の漏洩や不正アクセス、サイバー攻撃によるシステム停止など、深刻なトラブルを招くリスクがあります。
そのため、PMSを選定する際には、SSL暗号化、二段階認証、アクセス制限などの基本的なセキュリティ機能が備わっているか確認しましょう。
また、クラウド型の場合は、データセンターの信頼性やバックアップ体制、万一の障害時に備えた復旧対応も要チェックです。さらに、ソフトウェアが定期的にアップデートされているか、セキュリティパッチが迅速に適用されるかも、重要なポイントとなります。
「何かあったときにどう対応できるか」を含め、提供元のセキュリティポリシーやサポート体制も事前に確認しておくと安心です。
ここまでPMSの機能やメリット・デメリット、選び方などをお伝えしましたが、実際にどのようなシステムを選ぶべきか迷う方もいるかと思います。
そのため、ここでは中小規模ホテルにおすすめのPMSを3つ紹介します。
| サービス名 | 主な特徴 |
|---|---|
| Check Inn | ・PMSを含むオールインワンシステム ・初期費用0円・月額18,000円〜で導入しやすい ・サポートは土日も利用可能 |
| AirHost HMS | ・無人チェックイン向け機能が充実 ・初期費用11,000円〜、月額費用は約2,000〜3,000円/部屋 ・サポートはAIチャットがメイン |
| Staysee | ・月額980円〜の低価格クラウド型PMS ・清掃・会計などの基本機能を搭載 ・電話サポートはスタンダード（月額3,980円～）以上で対応 |
大規模ホテル向けのサービスも後述していますので、施設規模に合わせてチェックしてみてください。
Check Innは、10〜30部屋規模のホテルや5部屋程度のゲストハウスなど、中小規模の宿泊施設におすすめのサービスです。PMSの機能を含むオールインワンシステムなので、複数のシステムを個別導入することなく、一元管理できます。
初期費用0円、月額費用18,000円〜（部屋数によって変動）という良心的な価格設定なので、中小規模の宿泊施設でも導入しやすいでしょう。
コストパフォーマンスに優れていながら、主要OTA（楽天トラベル、じゃらん、Booking.com、Airbnbなど）との在庫・料金連携、直感的に使いやすいUI設計など、機能としてもレベルが高いシステムとなっています。
また、他社サービスからの乗り換えサポートも実施しており、土日でもサポートが対応可能な点も魅力です。
AirHost HMSは、民泊・無人施設向けの機能が豊富なシステムで、スマートロックや顔認証チェックインによる非対面・非接触のチェックインソリューションとして人気です。
初期費用は11,000円〜、月額費用はおよそ2,000〜3,000円/部屋となっており、部屋数や必要な機能によって変動します。無人ホテルやゲストハウスなどで導入が進んでおり、主要OTAとの自動連携、事前オンラインチェックインなどの機能も搭載されています。
有人ホテルでは一部機能が過剰になるケースもあるため、施設タイプによって向き・不向きがある点は慎重な判断が必要です。サポートはAIチャットが中心で、有人対応は平日中心など時間帯が限られています。
Stayseeは、コスト重視の小規模施設向けクラウド型PMSです。
ライトプランは月額980円から利用でき、予約管理や清掃管理、会計機能など基本機能をコンパクトにまとめています。特に初期費用無料＆1ヶ月間の無料トライアルがあり、低リスクで導入できるのが魅力です。
ただし、ライトプランはサポートがメールのみ、電話サポートはスタンダードプラン（3,980円～）以上での提供となります。
主要サイトコントローラーとの自動連携や、POS連携、スマホチェックインアプリなどオプションも豊富ですが、必要な機能を精査しないと追加コストが発生しやすい点には注意が必要です。
全国1,600以上の宿泊施設で導入されており、小規模施設で「最低限のコストで運用したい」という場合に適しています。
大規模ホテルにおすすめのPMSは、下記の3つです。
| サービス名 | 主な特徴 |
|---|---|
| HMS AG3 | ・高機能・カスタマイズ性に優れたPMS ・予約・宿泊・清掃・売上管理までを統合できる ・24時間365日対応の保守サポートあり |
| 宿OH!Pro | ・10〜300室規模の旅館やリゾートホテル向け ・電話予約・ネット予約の両面から業務効率化に強みあり ・24時間365日対応の電話＆リモート保守サポートあり |
| ホテルマネージャーシリーズ | ・業態・規模を問わず導入できる柔軟なPMSラインナップ ・中〜大規模ホテルの幅広い施設に対応 ・24時間365日のワンストップコールセンター対応あり |
こちらもそれぞれ詳細をお伝えしますので、参考にしてみてください。なお、大規模ホテルにシステムを導入する場合、費用は基本的に見積もりが必要となります。
費用について詳細を知りたい方は、資料DLや問い合わせをしてみると良いでしょう。
HMS AG3は、大規模ホテルや旅館向けに開発された高機能なホテルマネジメントシステムです。業務の一元化だけでなく、カスタマイズ性の高さと柔軟な運用対応が特徴で、多様な施設運営にフィットします。
導入費用は要問い合わせですが、予約・宿泊・清掃・売上管理までを統合できるため、効率性と精度の高い運営を求める施設に最適です。
サポート体制も充実しており、24時間365日対応の保守サポートが提供されています。リゾートホテルや老舗旅館をはじめとする多数の導入実績があり、信頼できるシステムです。
宿OH!Proは、10〜300室規模の旅館やリゾートホテル向けに設計された、高機能・高安定性が特徴のPMSです。
料金は要問い合わせですが、予約業務に強みを持ち、電話予約・ネット予約の両面から業務効率化を支援してくれます。また、全国の宿泊施設で幅広く採用されている信頼ある製品でもあります。
サポート体制は、24時間365日対応のコールセンターによる電話＆リモート保守が標準化されており、大規模施設にも十分な体制が整っていると言えるでしょう。
ホテルマネージャーシリーズは、株式会社ユーコムが提供する業態・規模を問わず導入できる柔軟なPMSラインナップです。
大規模ホテルから中規模ビジネスホテルまで幅広い施設に対応しており、システム導入費用や月額費用は要問い合わせとなっています。
サポート体制では、24時間365日のワンストップコールセンター対応を提供しています。全国800施設以上の導入実績があり、信頼性と安定運用を求める大規模ホテルにおすすめのPMSです。
PMSは、現代のホテル運営では欠かすことのできないシステムになりつつあります。
PMSを導入し、ホテルの管理業務やフロント業務を効率化することで、管理コストの削減が可能となります。また、PMSに導入することは、スタッフの業務負担軽減にも繋がり、人件費削減が期待できます。
さらに、PMSに自動集計される売上データを分析することで、効果的なマーケティング活動や、精度の高いレベニューマネジメントを行うことが可能となります。
PMSは「ホテルの利益向上」に繋がる強力なツールと言えます。管理業務を効率化しながら利益アップを目指すなら、PMS導入を検討してみてはいかがでしょうか。
