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2024.04.01
ホテルシステム
【目次】
「電話で予約受付・紙やエクセルで予約管理」
電話での予約受付、紙やエクセルでの予約管理をしている宿泊施設では、予約管理が大きな業務負担になっているケースが多くあります。また、業務の煩雑さから、予約管理業務が属人化している施設もあるでしょう。
このような施設には「宿泊予約システム」を導入することで、予約に関する業務を大幅に効率化できます。さらに、宿泊予約システムには、宿泊履歴などの顧客データが自動的に蓄積されるため、リピーター獲得などのマーケティング活動にマーケティングや、リピーターの獲得に役立てることができます。
上記のようなメリットを最大限に引き出すためには、ホテルの規模や業務内容に合った宿泊予約システムを選定・導入することが重要です。
本記事では、宿泊予約システムの機能やメリット、システム選定のポイント、おすすめの予約システムを紹介します。
宿泊予約システムの主な役割は「インターネット上での自社予約の受付」および、「予約の管理」です。
さらに、宿泊予約システムごとに様々な機能が備わっています。
予約システムに備わっている機能は、主に以下のものが挙げられます。
| 予約管理 | インターネット予約の受付、予約内容の確認・変更・キャンセルの手続き機能 |
| 空室管理 | 「販売/売り止め」する客室数の管理 |
| プラン/料金設定 | 宿泊プランの作成、料金設定や変更、プランの「販売/売り止め」の設定 |
| 顧客管理 | 宿泊済み/宿泊予定のゲスト情報の管理、リピーターの宿泊履歴の管理 |
| オンライン決済 | オンラインで宿泊料金の事前決済を受け付ける機能 |
| チェックインチェックアウト | チェックイン時に予約情報を表示、チェックアウト時に精算情報を表示 |
| OTAや他システムとの連携 | サイトコントローラーと接続することでOTAの併用が可能 |
| レポート/分析 | 稼働率・売上・予約ペースなどのデータの確認・分析機能 |
| マルチデバイス機能 | PC・スマホ・タブレットなど、デバイスに合わせて、予約画面を最適化 |
| 通知/アラート | 予約の成立・変更・キャンセルをメールやFAXで通知、システムエラー発生時にアラートを発出 |
| 多言語対応 | 予約画面を多言語で表示する機能、自動翻訳機能 |
| 会員機能 | 会員を募集・管理機能、会員限定プランの販売 |
予約システムごとに備わっている機能は異なります。
サイトコントローラーと宿泊予約システムは役割が全く異なります。
それぞれの役割と基本的な機能は以下の通りです。
| サイトコントローラー | 宿泊予約システム | |
|---|---|---|
| 役割 | 複数OTA(※)の一元管理 | 自社予約全般の管理 |
| 基本機能 | ・OTAの在庫/料金の一括登録/変更 ・OTA経由の予約の確認 ・ダブルブッキングの防止 | ・自社予約の在庫/料金の登録/変更 ・自社予約の受付 ・自社予約の予約内容の確認 |
※OTA=Online Travel Agentの略で、ここではインターネット上のホテル予約サイトのことを指します。
サイトコントローラーは、楽天トラベル、じゃらんnet、Booking.comなど、複数のOTAに接続し、各OTAを一元管理することが主な役割です。
一方で、宿泊予約システムは、自社のホームページからの予約による受付や管理などが主な役割です。
自社予約に加え、OTAを併用することで、さらなる販路拡大が狙えます。しかし、併用する場合は、ダブルブッキング/オーバーブッキングを防ぐため、サイトコントローラーが必須となります。
自社予約とOTAを併用する場合は、サイトコントローラー機能を標準搭載したオールインワンタイプがおすすめで、宿泊予約システム「Check Inn」は業務効率化ができるだけでなく、運用コストを抑えることもできます。
宿泊予約システムには、業務の効率化や、利益の向上など、様々なメリットがあります。
ここでは、宿泊予約システムを導入するメリットを3つ紹介します。
宿泊予約システムを導入することで「利益の最大化」も期待できます。
宿泊予約システムでは、プラン販売が可能です。顧客ニーズに合ったプランを作成することで、売上アップが期待できます。
オプション販売機能を備えたシステムも多く、料理のグレードアップや、アクティビティなどの追加予約でアップセル/クロスセルを促し、さらなる売上アップを狙うことができます。
宿泊予約システムはOTAと比較し、プラン紹介の写真枚数や文字数などの自由度が高く、魅力的なプランを作りやすい点もメリットです。
また、宿泊予約システムを利用すれば、料金変更も容易に行うことができます。シーズナリティ料金を設定できるシステムも多くあります。需要や予約ペースに応じて料金を変動させることで、利益を最大化することができます。
さらに、宿泊予約システムとサイトコントローラーを連携することで、OTAと自社予約の併用が可能となります。OTAと併用することで、さらなる予約数の増加が見込めます。
OTA予約には10〜15%の販売手数料がかかるので、利益を最大化するために「公式サイト限定プラン」や「会員限定プラン」などを販売し、自社予約比率を高める施策も大切です。
1つ目のメリットは、「業務の自動化/効率化」です。
特に「電話予約のみ・紙で予約管理」のパターンの宿泊施設は、大幅に業務負担を減らすことが可能です。宿泊予約システムを導入し、ホテルのホームページ上で予約を受け付けることで「予約受付業務の自動化」を実現できます。
インターネット上で24時間365日予約が受け付けられるため、電話が繋がらないことによる機会損失がありません。
また、電話予約は「日程・食事の有無・料金・ゲスト情報など」情報を全て口頭で確認する必要があるため、業務負担が非常に大きく、聞き間違い/言い間違いのリスクもあります。宿泊予約システムの導入により、電話予約による負担も大幅に軽減できます。
宿泊予約システムで受け付けた予約情報は、管理画面に集約され、簡単に予約内容の確認ができるため、予約管理業務の効率が向上します。もちろん、電話で受け付けた予約情報を、紙やエクセルに転記する手間も無くなります。
以上のように、宿泊予約システムを導入することで、予約管理に関わる業務全般を効率化することが可能となります。
「顧客満足度向上によるリピーター獲得」も、宿泊予約システム導入のメリットの1つです。
宿泊予約システムを導入すると、システム上に顧客データが蓄積されていきます。このデータをもとに、ニーズに合ったサービスを提供することは、ホテルを運営する上で非常に大切です。
ゲストの好みや特徴などを記録しておけば、次回宿泊時に、そのゲストのニーズに合った接客対応が可能となります。宿泊予約システムがあることで、スタッフ間のゲスト情報の共有も容易になります。
顧客データを最大限活用し、ゲスト一人一人に合ったきめ細やかなサービスを提供できれば、必ず顧客満足度が向上し、リピーターの獲得に繋がります。
リピーターは、ホテルの収益の安定化に繋がる大切な存在です。リピーター獲得に向け、積極的に顧客データを活用しましょう。
様々なメリットがある宿泊予約システムですが、近年は「クラウド型」の宿泊予約システムが主流になっています。クラウド型の宿泊予約システムは、特に中小規模の施設や、新規開業施設にとっては、効率的な選択肢となります。
ここではクラウド型宿泊予約システムのメリットを5つ紹介します。
クラウド型のため、インターネット環境があれば、場所にとらわれずシステムにアクセスが可能です。フロント・清掃・飲食部門など、異なる部門間でのデータ共有も容易になります。
クラウド型の宿泊予約システムは、専用端末は不要で、PCやタブレットなどの市販の端末からアクセス可能です。必要に応じて、システムに接続する端末数を増減させることで、容易にシステム規模の調整が可能です。
既存のPCやタブレットなどの端末を活用できるので、導入コストを抑えることができます。自社サーバーも不要なので、低コストでの運用が可能です。
顧客情報や販売データが自動的にクラウドに保存されるため、データの管理が容易になります。
宿泊予約システムを提供する企業が、定期的にシステムのアップデートを行います。自動更新されるケースがほとんどなので、ホテル側は手間をかけず、常に最新のシステムを利用できます。
ホテル運営の強い味方である宿泊予約システムですが、施設によってはデメリットになり得る要素もあります。
以下、宿泊予約システムのデメリットを3つ紹介します。
1つ目のデメリットは「費用がかかる」点です。
初期コストとして、システム導入時に数万円の初期費用がかかる場合が多いです。中には、初期費用無料の宿泊予約システムもあるので、導入コストを抑えたい場合は検討しましょう。
さらに、ランニングコストとして、数千円〜5万円程度の「月額利用料」がかかります。月額利用料は、毎月固定の場合が多いですが、中には「月間売上の何％」という従量課金型のシステムもあります。
しかし、宿泊予約システムによる業務効率化などのメリットや、OTA手数料の削減を考慮すれば、決して高い出費ではないと判断することもできます。
2つ目のデメリットは「顧客を逃す可能性がある」点です。
現在、ホテルのインターネット予約は広く普及していますが、「インターネット予約が苦手」という人は一定数います。
そのため「インターネット予約のみ受け付け」としてしまうと、インターネット予約が苦手な客層を逃してしまう可能性があります。より広い客層を集客する場合には、インターネット予約と電話予約を併用することが大切です。
また、インターネット予約の増加に伴い、キャンセル率が高まる可能性があります。これは、インターネットで予約/キャンセル手続きができる手軽さから「とりあえず部屋を抑えておき、予定が変わったらキャンセルしよう」という予約者が増えるためです。
予約件数の増加に伴い、キャンセル件数が増えることは自然なことなので、過度に心配する必要はありません。キャンセル件数が気になる場合は、キャンセルポリシーの厳格化や、「返金不可プラン」の販売など、直前キャンセルを減らす工夫をしましょう。
「セキュリティリスク」も、注意したいポイントです。
ホテルでは対処し難い部分ですが、宿泊予約システムの運営会社が、システム障害を起こしたり、ハッキングを受けてしまう可能性もゼロではありません。
このような、外的要因によって、売上減少や、顧客満足度低下のリスクがあることに留意しましょう。情報漏洩も注意すべきポイントです。
クラウド型の宿泊予約システムは、インターネット環境があれば、どこでもシステムにアクセスが可能です。非常に便利な反面、顧客情報や売上データなどの、情報漏洩リスクも高くなります。
情報漏洩を防止するため、宿泊予約システムへのアクセス権限の設定や、個人端末でのアクセスを禁止するなど、厳格なルールを設けることが重要です。
現在、様々な企業が宿泊予約システムを提供しています。効率良く宿泊予約システムを運用するためには、施設に最適な製品を選定しましょう。
ここでは、宿泊予約システムの選定ポイントを6つ紹介します。
「予約手続きのしやすさ」は、最重要ポイントの1つです。
予約時に入力箇所が多い、操作がしにくい、などという場合は、予約途中でユーザーが離脱してしまい、予約数が伸びない可能性があります。
そのため「予約画面が簡単で分かりやすいこと」は、非常に重要なポイントとなります。
また、スマートフォンでホテル予約をすることが当たり前になっています。
スマートフォンはもちろん、各種デバイスで予約手続きがしやすい、レスポンシブデザインに対応していることも重要です。
宿泊予約システム選定時には、必ずデモサイトを確認し、お客様目線で「予約手続きのしやすさ」を確認しましょう。
「事前決済への対応」も重要なポイントです。
現地精算の手間の削減、ノーショー対策など、事前決済のメリットは非常に多いです。
そのため、システム選定時には、クレジットカードでの事前決済対応の可否も確認すべきポイントです。
事前決済に対応している宿泊予約システムは、VISAやMastercardなど主要国際ブランドに対応しているケースがほとんどなので、インバウンド客が多いホテルでも安心です。
インバウンド客を集客するためには「多言語対応」も必須となります。自動翻訳機能付きの宿泊予約システムを活用すれば、手間をかけずに世界中から予約を受け付けることが可能です。
多言語機能の導入は、追加料金となる製品も多いですが、インバウンド集客に力を入れたいホテルは、導入を検討しましょう。
宿泊予約システムを選定する際は、必ず「サポート体制」も確認しましょう。
初めて宿泊予約システムを導入する場合は、不明点をすぐに問い合わせできたほうが安心です。
特に、電話やオンラインでのサポートの可否は重要なポイントです。なぜなら、トラブル発生時や、操作で不明点がある際は、メールやチャットと比べてスムーズに問題解決に繋がるためです。
「サポートはメール・チャットのみ可」の宿泊予約システムもありますが、電話やオンラインサポートに対応した製品を選んだほうが、導入前・導入後ともに安心です。
また、初期設定の操作代行が可能な宿泊予約システムもあります。初めてシステムを導入する場合や、操作に自信がない場合は、積極的に活用しましょう。
宿泊予約システムと外部システムを連携する場合は、システム同士の「互換性」を確認しましょう。
例えば、宿泊予約システムと接続するケースが多いものとして、サイトコントローラーがあります。これは、自社予約サイトとOTAの両方で予約を受け付ける場合に、サイトコントローラーが必須となるためです。
宿泊予約システムを導入する際は、サイトコントローラーなど、既存もしくは導入予定のシステムとの互換性を必ず確認しましょう。
「セキュリティ面」も重視したいポイントです。
ゲストの個人情報を扱う性質上、宿泊予約システムは、セキュリティの強固さが求められます。万が一、宿泊予約システムから顧客情報が流出してしまうと、ホテル側に過失がない場合でも、ホテルの大幅なイメージダウンになります。
各宿泊予約システムのセキュリティ対策は、各社のHPで確認できます。大手チェーンホテルなどの導入実績も判断材料になります。
宿泊予約システムのセキュリティ対策は、導入前に必ず確認しましょう。
「導入コスト」も重要な選定ポイントの1つで、決められた予算の中で最適な宿泊予約システムを選定することが大切です。
宿泊予約システムは、多機能なものほど高額になる傾向があります。事前決済手数料や、多言語機能などのオプション料金などが発生する場合もあります。
不要な出費を抑えるためには、日々の業務に必要な機能を精査し、機能とコストのバランスがとれた製品を選定しましょう。
ホテルを運営するためには、宿泊予約システムとは別に、サイトコントローラーやPMSを導入するケースが多いです。このようなシステムの導入コストを削減するためには、オールインワンタイプのシステムを導入することが有効です。
ここからは、おすすめの宿泊予約システムを13個紹介します。
※料金は特に断りのない限り税別です。
「Check Inn」は、Check Inn株式会社が提供する宿泊予約システムです。
Check Innの最大の特徴は、宿泊予約システムに、サイトコントローラーとPMS機能が備わった「オールインワンシステム」という点です。オールインワンシステムのため「複数システムを別々に契約し、コストがかさむ問題」を解決できます。
Check Inn 1つでホテル業務に必要な機能をカバーでき、コストを大幅に抑えられる点は、ホテルにとって非常に大きなメリットと言えます。
システムを1つにまとめることで、現場スタッフの負担軽減や、業務効率化のメリットもあります。
他にもCheck Innの自社予約システムでは、以下のような機能が標準搭載されています。
予約画面のデザイン編集も簡単に行えるため、ホテルHPの雰囲気に合った統一感のある予約フォームを設置できます。Check Innは、1棟貸しのヴィラや、50室以下のホテルなど、小中規模の宿泊施設に多く利用されています。
費用：初期費用0円 / 月額利用料12,000円～
「Direct In S4」は、ダイナテック株式会社が提供する宿泊予約システムです。
わかりやすい予約画面と、表示速度が速い、快適な操作性が特徴です。予約導線もわかりやすく設計されており、最短2ステップで予約が完了するため、コンバージョン率の向上が期待できます。
宿泊予約システムでは珍しく、予約時にPayPayを利用できる点も特徴です。
ポイント機能、クーポン機能が充実しているため、ホテルの会員やリピーターの獲得を目指すホテルにとっては、候補の1つとなるシステムと言えます。
費用：初期費用0円 / 月額利用料 7,500円
「予約プロプラス」は、株式会社アビリブが提供する宿泊予約システムです。
宿泊予約システムの基本的な機能に加え、キャンセル待ち機能、クチコミ表示機能、シークレットプラン機能、QRコード発行機能など、便利なオプション機能が豊富に備わっています。
必要なオプションを組み合わせて運用が可能なので、様々な業態の宿泊施設に対応可能なシステムです。
費用：初期費用30,000円 / 月額利用料 12,000円
「リザエン」は、株式会社インタークエストが提供する宿泊予約システムです。
リザエンでは、宿泊予約サイトを簡単に作成可能で、会員機能や事前決済機能など、必要な機能が備わっています。
また、顧客管理機能が充実しています。ゲストの情報を、自社の会員データベースとして構築することが可能です。データベースから、必要な情報を抽出し、キャンペーンやプランの作成、メールの配信などに役立てることができます。
また、リザエンはセキュリティ強化にも力を入れており、様々な企業へ導入実績がある信頼度の高いシステムです。顧客データを安全に管理し、会員データベースをマーケティングに役立てたいホテルにはおすすめのシステムです。
費用：初期費用20,000円 / 月額利用料 10,000円〜
「予約番」は、株式会社キャディッシュが提供する宿泊予約システムです。
予約番の特徴は、予約画面のデザインの豊富さです。予約画面のデザインは、30パターン用意されており、ホテルの雰囲気に合った予約画面を設定することができます。
管理画面でレイアウトとカラーを選ぶだけでデザイン変更が可能なので、専門的な知識も必要ありません。
予約番は「デザイン性の高い予約システムを手軽に導入したい」ホテルに適した宿泊予約システムと言えます。多言語対応、オンラインクレジット決済など、オプション機能も充実しています。
費用：初期費用30,000円 / 月額利用料 13,000円
「tripla Book」は、tripla株式会社が提供する宿泊予約システムです。
tripla Bookの特徴的な機能として、自動翻訳機能があります。部屋タイプ、部屋詳細説明、アメニティなどの項目が、自動的に英語、簡体字中国語、繁体字中国語、韓国語に翻訳されます。
手動で翻訳内容を修正することも可能なので、質の高い外国語予約サイトを構築できます。言語によってルームチャージと人数チャージを分けることも可能です。
以上のように、tripla Bookは多言語対応機能が充実しているため、インバウンド集客を強化したいホテルには、おすすめのシステムです。
その他にも、ベストレートの自動化や、ダイナミックパッケージ（航空券とのセット売り）機能など、他社システムには見られない便利な機能も備わっています。
費用：
初期費用 無料
月額利用料 10,000円〜 ＋従量課金（詳細はHPをご確認ください）
「タビチャットエンジン」は、株式会社NinNinが提供する宿泊予約システムです。
タビチャットエンジンには、無料プランと、月額6,000円の有料プランがあります。（現在キャンペーン中につき、有料プランを1年間無料で利用可能）
無料プランでも、宿泊予約システムの基本的な機能は備わっているので安心して利用することができます。有料プランでは、多言語翻訳や、オプション販売機能などの追加機能が利用可能となります。
タビチャットエンジンは、宿泊予約システムを「低コストで導入したい施設」「試しに利用してみたい施設」におすすめのシステムと言えます。
費用：
初期費用0円
月額利用料 無料プラン0円 / 有料プラン 6,000円（1年間無料）
「リピッテホテル」は、株式会社コネクター・ジャパンが提供する宿泊予約システムです。
リピッテホテルは、LINE公式アカウントを活用した宿泊予約システムです。最短10秒で予約が完了するため、ゲストの予約の手間を大幅に削減でき、離脱率を抑えることができます。
リピッテホテルには、リピーターの宿泊履歴や顧客情報をもとに、それぞれの顧客に合わせた内容のLINEメッセージを配信する「セグメント配信機能」が備わっています。
LINEメッセージは、メルマガなどと比較し開封率が高いので、効果的にリピーターの育成が行えます。LINEを活用し、若い世代の客層を新規開拓したいホテルにとって、リピッテホテルはおすすめの選択肢と言えます。
費用：初期費用29,800円 / 月額利用料 6,800円〜
「OPTIMA Booking」は、株式会社エス・ワイ・エスが提供する宿泊予約システムです。OPTIMA Bookingは「管理者とユーザーの両方が使いやすいシステム設計」が特徴です。
スタッフが操作する管理画面は、「わかりやすさ」と「操作性」を重視した、シンプルな設計になっているため、スタッフの予約管理業務の負担軽減が期待できます。
ユーザーが使う予約画面は、デザイン性が重視されており、無駄な情報を省いたわかりやすい予約導線が特徴です。スマートフォン用に最適化された予約画面も実装されているので、画面の小さなデバイスでもスムーズに予約が可能です。
OPTIMA Bookingは、機能の充実度によって、3種類の料金プランが用意されています。そのため、規模や業態に関わらず、幅広い宿泊施設で導入が可能です。
費用：
初期費用 要問い合わせ
月額利用料 要問い合わせ（HP上で料金シミュレーション可能）
「CHILLNN」は、株式会社CHILLNNが提供する宿泊予約システムです。
CHILLNNは、宿泊施設の個性を全面に出した、ユニークで魅力的な予約ページが最大の特徴です。予約ページは、豊富なテンプレートを活用することで、ノーコードで簡単にカスタマイズできます。
CHILLNNのUIの設計思想は「迷わせない、選ばせる」です。デザイン性が優れているだけではなく、直感的でストレスフリーな予約導線が実装されています。
デザイン性に優れているCHILLNNは、スモールラグジュアリーホテルや、ブティックホテルなど、ホテルのブランディングや、世界観を重要視する施設におすすめです。
費用：10,000円/月（基本料金）＋宿泊料金の3%（従量課金型）または 9,800円/月〜（定額課金型）
「RESERVA予約」は、株式会社コントロールテクノロジーが提供する宿泊予約システムです。RESERVA予約には、無料で利用できる「フリー」プランが用意されています。
フリーでは、「月間予約件数100件以下」の制限があるものの、予約の受付/キャンセル機能、顧客管理機能、オンラインカード決済機能（別途決済手数料）など、ホテル運営に必要最低限の機能が備わっています。
小規模宿泊施設や、サービスがシンプルな施設などは、RESERVA予約のフリーは有力な選択肢となるでしょう。RESERVA予約には、フリー以外にも5種類の料金プランがあり、高価格帯のプランは、非常に多機能です。
必要な機能に合わせて、プランを柔軟に選択できるため、施設の規模や業態を問わず、様々な宿泊施設に向いているシステムと言えます。
費用：初期費用0円 / 月額利用料 0円 〜 46,200円 (税込)
「宿シス」は、株式会社 ウイングが提供する宿泊予約システムです。宿シスは、小〜中規模施設向けの宿泊予約システムで、導入施設の90%は30室未満の宿泊施設です。
機能がシンプルで、操作がわかりやすいため「パソコンが苦手」という人でも操作しやすいシステムになっています。
予約管理、クレジット決済、キャンセル待ち受け付け、メルマガ配信など、シンプルな機能ながらも、ホテル運営に必要な機能は一通り揃っています。
宿シスは、客室数が30室未満で、「機能の多さ」よりも「シンプルな機能と操作性」を求めている施設におすすめのシステムと言えます。
費用：初期費用11,000円（税込） / 月額利用料 7,700円〜（税込）
「FRONT SYSTEM スマート 」は、新日本コンピュータサービス株式会社が提供する、フロントシステム（PMS）です。FRONT SYSTEM スマートは、 小規模施設向けに設計されたシステムのため、シンプルな機能で、操作も簡単です。
フロント会計機能や、顧客管理機能など、フロント業務に最低限必要な機能が標準搭載されています。ソフトウェアだけでなく、PCやプリンタなどのハードウェアを同時に導入することも可能です。多くの機能は不要で、低コストでシンプルなPMSを導入したい宿におすすめのシステムです。
費用：月額利用料
ソフトウェアのみ 6,200円（税込）〜
ソフトウェア＋ハードウェア 10,300円（税込）～
宿泊予約システムを導入することで、予約管理の手間を大幅に削減することができ、業務の効率化を実現できます。
また、インターネット上で24時間365日予約を受け付けられるため、売上の増加も見込めるでしょう。
さらに、宿泊予約システムを活用し、顧客情報を有効活用することで、顧客満足度の向上、リピーターの獲得が可能となり、結果的に利益の向上に繋がります。
ホテルの規模や業態に合ったシステムを選定することで、宿泊予約システムの力を最大限に引き出すことが可能となります。
予約業務の効率化や販路拡大をしていくためにも、ぜひ宿泊予約システムの導入を検討してみてください。
