システム導入背景

リピーター率が最大約50％という粟島浦村キャンプ場は、元々は電話のみで予約受付をしており、夏の繁忙期にはその他の業務もあり、受付と管理をするだけで手いっぱいの日もあったほど。

「なんとか効率化をしたい」「従業員の残業時間を減らしたい」と、システム検討をされ始め、結果として2023年からCheck Innを導入していただいています。
「アナログ管理からシステム管理への移行を希望する中で、不安もあった」と担当の本保　貴子（ほんぼ　たかこ）さまはおっしゃいます。

システム初導入…不安も

電話で受付け、紙での管理という運営に慣れてしまっていたので、システムに抵抗感なく、他の従業員も使いこなせるのかという不安がありました。

「使いやすさ」を重視しながら他のシステムとも比較検討していく中で、Check Innさんは、シンプルでシステム初心者の私たちでも簡単に操作することができそうだと感じました。

運用開始までのサポートも、安心して導入を決められた理由の一つです。（本保さま）

Check Innを導入し、感じた効果は

予約受付業務がスマートになりました。

今までは電話で受け付け、予約者さまのお名前や連絡先を伺って紙に記載していたので、その間に電話がかかってきていても予約が取れなかったり、記載内容を誤ってしまうこともありました。

Check Innは、ホームページからの自社予約システムが搭載されているうえ、予約者さまが予約を行うサイトコントローラーも搭載されているので、必要情報の入手と、必要情報の入手とほぼ同時に宿泊スペースの在庫管理もできます。

また、予約システムから自動的に予約者さまに予約受付メールが発信されるため、予約者さまもきちんと予約ができていること、宿泊日を確認できることに安心していただけます。電話予約では、改めて予約者さまから宿泊日などの確認電話が来ることがあったため、双方の安心感につながっていると思います。

粟島観光協会のホームページを刷新したタイミングだったので、いままでよりさらに島の魅力を伝えつつ、ホームページのTOP一番目立つところに予約ボタンを表示させることができたので、予約数も増えました。

予約システムのメリット［24時間受付］が可能となったため、新規・リピーターを含め予約のしやすさに好評をいただいています。

最近リリースされた機能で、「予約情報の複製」というものがあるのですが、複数のキャンプスペースを1度に予約されるお客様も多いので、電話で予約を承った時、一から同じ予約情報を作成しなくても良くなり、使いやすくなりました。（本保さま）

今後Check Innに期待することは

オプションの在庫を管理できる機能があると、より便利になるなと感じます。

キャンプ場なので、お客さまに貸し出す備品の予約受付や管理が必要なのですが、現在は紙で管理しています。

また、Check Innから印刷する宿泊カードのフォーマットをカスタマイズできるといいなと思います。例えば、予約いただいたキャンプスペースの場所やプラン名などを、チェックインカウンターで口頭で確認するより、宿泊カードに記載して目視で確認いただいた方が間違いが起きないし、チェックインの時間を短縮できるからです。

まとめ

リピーター率の高い粟島浦村キャンプ場だからこそ、最初はアナログ管理からシステム管理への移行に対して、ご不安があったようです。

Check Inn導入を前向きに感じていただけた理由は、「画面の操作のしやすさ」「シンプルでわかりやすいデザイン」とのことでした。

オプションや備品の管理、宿泊カードのカスタマイズのご要望については、今後の開発項目として追加させていただきました！

本保さま、貴重なお話しをいただき、ありがとうございます！